Bài viết về “Chi phí bán hàng là gì” giải thích khái niệm, các khoản chi phí bao gồm trong đó và tại sao tính toán chi phí bán hàng quan trọng đối với doanh nghiệp và cách tính giá bán hợp lý để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.
Hiểu rõ về khái niệm chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng là tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sản xuất, quảng bá, bán hàng và giao hàng cho khách hàng. Đây là một khoản chi phí rất quan trọng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Các khoản chi phí bao gồm chi phí vận chuyển, bảo hành, quảng cáo và mua sắm.
Tuy nhiên, các khoản chi phí cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh. Việc tính toán chi phí bán hàng là một quá trình phức tạp và cần được xác định một cách chính xác để đảm bảo doanh nghiệp định giá sản phẩm đúng hợp lý, tăng khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận.
Phân Biệt Chi Phí Bán Hàng Và Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp
Khoản chi này thường bị nhầm lẫn với chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phân biệt, kế toán hãy dựa vào mục đích sử dụng chi phí đó. Nếu chi phí được dùng phục vụ cho quá trình bán hàng thì sẽ được tính vào chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. Chi phí bán hàng được theo dõi chi tiết theo từng nội dung của chi phí như là chi phí lương nhân viên trong bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu văn phòng, bao bì, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp gồm:
- Chi phí về lương nhân viên của bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp theo lương…);
- BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
- Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ sử dụng cho quản lý doanh nghiệp;
- Thuế môn bài;
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax,…);
- Chi phí bằng tiền khác (hội nghị khách hàng, tiếp khách…).
Chi phí bán hàng gồm những gì?
Chi phí bán hàng gồm những khoản chi phí sau:
Chi phí nhân viên:
Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,… bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,…
Chi phí vật liệu, bao bì:
Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,…
Chi phí khấu hao TSCĐ:
Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,…
Chi phí bảo hành:
Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không phản ánh ở TK này.
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,…
Chi phí bằng tiền khác:
Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí nêu trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.
Một số lưu ý về Chi phí bán hàng là gì
Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Cách tính chi phí bán hàng đầy đủ và chính xác nhất
Chi phí bán hàng là tổng số chi phí được quy đổi ra tiền phục vụ cho việc trước, trong và sau bán hàng nên sẽ thường được tính bằng tổng các chi phí sau:
Chi phí bán hàng = chi phí nhân viên + dụng cụ + bao bì + khấu hao + bảo hành + chi phí phát sinh
Cách hạch toán Chi phí bán hàng
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,…
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242.
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax…), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
đ) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng
– Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
– Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 641 – Chi phí bán hàng (6415).
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
– Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 155, 156.
+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
h) Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
i) Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng
– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156.
k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388).
l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
m) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
Ví dụ hạch toán chi phí bán hàng
Tại doanh nghiệp A, trong kỳ có các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ số hàng hóa trên như sau:
- Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt: 650.000
- Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT) 2.000.000, thuế GTGT 10%, đã thanh toán 1.500.000 bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại doanh nghiệp còn nợ.
Hạch toán các nghiệp vụ trên như sau:
a. Chi phí bốc xếp đã trả bằng tiền mặt
- Nợ TK 641 (6417): 650.000
- Có TK 111: 650.000
b. Cước vận chuyển (chưa có thuế GTGT) 5 triệu đồng, thuế 10% đã thanh toán 2.500.000 bằng tiền gửi ngân hàng, số còn lại DN nợ
- Nợ TK 641 (6417): 5.000.000
- Nợ TK 1331: 5.000.000 x 10% = 500.000
- Có TK 112: 2.500.000
- Có TK 331: 2.000.000
Phương pháp để giảm chi phí bán hàng là gì?
Chi phí bán hàng tăng nói lên điều gì?
Chi phí bán hàng tăng sẽ dẫn đến lợi nhuận giảm. Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng cao được hiệu quả kinh doanh mà vẫn đảm bảo phục vụ văn minh thương nghiệp.
Để tối ưu hóa chi phí bán hàng trong quá trình tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp cần có các biện pháp tiết kiệm chi phí bán hàng như sau:
Các biện pháp về công nghệ
Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều đổi mới, nâng cấp các công nghệ sản xuất mới trong việc vận hành và sản xuất công ty. Tuy nhiên, việc đổi mới cần rất nhiều vốn đòi hỏi công ty phải có các biện pháp cụ thể để giải quyết bài toán tài chính. Bên cạnh đó cũng cần nâng cao trình độ tổ chức lao động, nhân sự. Từ đó sẽ tránh được tối đa các các thiệt hại trong quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Các biện pháp về công tác quản lý
Cần phải lập kế hoạch tài chính một cách rõ ràng, các nhận sự cần ý thức được việc tiết kiệm chi phí để đạt được mục tiêu bán hàng đã đề ra của công ty. Công ty phải xây dựng được định mức tiêu hao về vật tư sao cho phù hợp với thực tế. Song song với việc kiểm tra chặt chẽ từng hóa đơn vật tư được sử dụng.
Các công ty cần đặt ra KPI phù hợp với từng người để làm nền tảng đánh giá mức lương thưởng dành cho từng nhân viên. Cần phải khống chế các khoản chi phí phát sinh ra trong quá trình bán hàng. Những khoản này phải có chứng từ pháp lý đầy đủ nếu không công ty có thể dính vào các bộ phận pháp luật.
Trên đây là tất cả những thông tin về chi phí bán hàng là gì, cách hoạch toán chi phí bán hàng cũng như các giảm chi phí bán hàng hiệu quả. Mong rằng với những kiến thức mà cafekinhdoanh.net chia sẻ ở trên sẽ hữu ích đối với các bạn.
