KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI bạn không nên bỏ qua

KPI là gì
Trong marketing KPI là gì? Làm thế nào để sử dụng KPI hiệu quả, đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, cũng như làm cách nào để áp dụng chỉ số này tốt.

Chỉ số KPI chắc hẳn không ai còn lạ lẫm nhất là những người đang làm trong lĩnh vực kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing…Một vài năm gần đây, chỉ số này được áp dụng rất phổ biến và rộng rãi tại Việt Nam tuy nhiên vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Vậy bài viết này cafekinhdoanh.net sẽ giúp bạn hiểu hơn KPI là gì? Làm thế nào để đạt hiệu quả trong marketing.

KPI là gì?

KPI là gì

KPI là chỉ số đo lường, chất lượng công việc được giao cho mỗi cá nhân (hoặc tập thể) cho toàn doanh nghiệp. KPI được viết tắt từ: Performance indicators – chỉ số đánh giá hoàn thành công việc. KPI giúp bạn hiểu hơn về một công ty (doanh nghiệp) hay một cá nhân đang thực hiện tốt đến đâu so với mục tiêu đề ra.

Đối với những đơn vị cá nhân (hay doanh nghiệp) muốn kiếm tiền, họ thường đo lường chỉ số KPI để theo dõi sự tăng trưởng, biên độ lợi nhuân và chi phí vận hành. Còn với đơn vị muốn tăng sự thu hút khách hàng mới, tạo ra những thương hiệu lớn, thì họ lại đánh giá bằng giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và không thể không nhắc đến những công ty mong muốn có sự gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên trong công ty, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo chỉ số KPI. Bên cạnh đó, có khá nhiều công ty hiện nay họ lại muốn đo lường tất cả bộ chỉ số trên, nên họ chắc chắn sẽ cần một bộ chỉ số KPI đầy đủ hơn.

Có 2 loại KPI mà bạn không nên bỏ qua

Có 2 dạng KPI điển hình

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều có chỉ số khác nhau, thậm chí cả bộ phận, phòng ban cũng có KPI khác nhau. Tuy nhiên tổng lại chỉ có 2 dạng KPI đó là: KPI gắn với mục tiêu chiến lược và KPI gắn với mục tiêu chiến thuật.

KPI gắn với mục tiêu chiến lược

Các mục tiêu mang tính chất chiến lược thường sẽ là: tiền, market share…nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty (doanh nghiệp).

VD: Trong năm 2020 công ty A phải đạt doanh số khoảng 10 tỷ/ tháng và 120 tỷ/năm. Nếu không thực hiện được mục tiêu đó, công ty sẽ có nguy cơ rơi vào tình trạng phá sản.

KPI gắn với mục tiêu chiến thuật

Chiến thuật là cách áp dụng phương pháp thực hiện thế nào? để nhằm mục đích thực hiện tốt chiến lược đề ra từ trước đó.

VD: Mỗi tháng website của bạn phải kéo được khoảng 70,000 – 100,000 traffic. Cho dù có đạt được mục tiêu đề ra thì cũng không đảm bảo được công ty vẫn đạt được chỉ tiêu doanh số. Các KPI này chỉ mang tính chất đo lường và phát triển độ hiệu quả khi thực hiện chiến thuật. ví dụ: Lượt traffic tăng cao –> Sẽ nhiều người biết đến sản phẩm –> Tăng dịch vụ của doanh nghiệp (khả năng tiếp cận khách hàng tăng) –> Tăng khả năng chốt sales –> Cuối cùng là tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Chỉ số KPI quan trọng như thế nào trong marketing tổng thể?

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính dựa trên tổng số phản hồi trên tổng số người tiếp nhận thông điệp, thông qua các kênh: facebook, zalo, email,…

Tầm quan trọng của KPI trong marketing tổng thể

Tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng sản phẩm – dịch vụ lần đầu được tính trên số khách hàng chỉ mua hay sử dụng 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu. Tỷ lệ này cao hay thấp dựa vào các yếu tố như: sản phẩm phù hợp, mẫu quảng tốt (hoặc không tốt), khách hàng có thuộc vào đối tượng mục tiêu hay không…

Độ nhận diện thương hiệu và sản phẩm được đo lường trước và sau từng chiến dịch. Tỷ lệ này có thể đánh giá dựa qua khảo sát, phỏng vấn hoặc thu nhận dữ liệu qua công cụ digital.

Bên cạnh đó, mỗi loại hình công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên KPI riêng nhằm xác định chính xác độ hiệu quả và tốc độ của chúng tới kế hoạch tổng thể.

Gợi ý bạn đọc: Conversion là gì? Hiểu rõ khái niệm và tính tỉ lệ Conversion Rate

Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI như thế nào?

Mỗi đơn vị cá nhân (hay doanh nghiệp) dự án đều có những quy trình áp dụng chỉ số KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục tiêu của từng đơn vị. Nhưng chúng ta vẫn có một 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là bộ khung quy trình xây dựng KPIs cũng như 1 số yếu số xây dưng khác như:

quy trinh xay dung KPI

Xác định chủ thể xây dựng KPI 

Người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận, quản lý các phòng ban… Dù là ai thì cũng cần phải có chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng cần phải hiểu rõ về KPI là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được sự thống nhất, hiệu quả thì cũng không thể thiếu đi sự đóng góp từ các bộ phận khác có liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi đã xây dựng bộ chỉ số KPI cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban,…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Mô tả lại được rõ ràng công việc từng cá nhân, nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng, chi tiết cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

  • Với nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, từng bộ phận
  • Với nhóm cá nhân: Dựa trên các KPIs cá nhân theo yêu cầu về tiêu chí SMART
  • Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu đề ra

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs

công cụ SMART xây dựng KPIs

Tuy đây không phải là công cụ có yêu cầu bắt buộc nhưng nó lại có yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của bộ chỉ số đánh giá theo KPI.T

  • S – Specific – Cụ thể
  • M – Measurable – Có thể thống kê được
  • A – Achievable – Có thể đạt được
  • R – Realistics – Khả thi
  • T – Time-bound – thời hạn chi tiết

SMART có những tiêu chí đánh giá KPI dựa trên khả năng đáp ứng mục đích của bộ phận quản lý. Trong đó, sử dụng KPI cần đảm bảo sứ mệnh, tầm nhìn và những chiếc lược của tổ chức nhất quán – tính thống nhất của toàn hệ thống quản trị trong công tác.

Ưu điểm & nhược điểm của chỉ số KPI

Dưới đây là những ưu điểm và nhược điểm của bộ chỉ số KPI mà các đơn vị cá nhân hay doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.

Ưu điểm & nhược điểm của chỉ số KPI

Ưu điểm

  • Chỉ số KPI giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sự tăng trưởng so với mục tiêu một cách rõ ràng, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc nhân viên và các phòng ban.
  • Khi áp dụng đúng và chính xác các bộ chỉ số này sẽ giúp bạn quản lý rõ hiệu suất, hiệu quả làm việc cho từng cá nhân, bộ phận, nhóm.
  • KPI là chỉ số có thể lượng hóa nên kết quả sau khi đo lường sẽ có độ chính xác cao.
  • Tăng sự gắn kết giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 đơn vị (tổ chức)

Nhược điểm

  • Để có được một hệ thống KPI đạt hiệu cao, yêu cầu người lập ra nó cần có chuyên môn cao, hiểu rõ về KPI là gì? Từ đó mới xây dựng và áp dụng một cách tốt nhất.
  • Hiệu quả KPI sẽ không được cao nếu áp dụng liên tục trong thời gian dài.

Tại sao khi áp dụng KPI tại Việt Nam lại không hiệu quả?

Ở Việt Nam việc áp dụng KPI vẫn chưa thực sự đem lại hiệu quả cao bởi vẫn còn rất nặng nề về lý thuyết, để bạn hiểu rõ hơn tại sao lại không hiệu quả tại Việt Nam, hãy cùng tìm hiểu 1 số nguyên nhân điển hình dưới đây:

Vì sao áp dụng KPI không hiệu quả tại Việt Nam

  • Nhận thức bị sai lệch: Có nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu chỉ số KPI là gì, mà chỉ coi đó là một dạng đo lượng hiệu suất, mà lại quên rằng nó là 1 công cụ mang tính chiến lược của hê thống. Nên khi áp dụng cũng như triển khai không khoa học, hiệu quả đem lại thường thảm hại trong việc áp dụng KPI
  • Luôn có suy nghĩ KPI là một hệ thống giám sát bản thân: Người lao động đang bị lầm tưởng KPIs là một hệ thống giám sát thay mình theo dõi hiệu quả công việc của bản thân từ đó giúp cải thiện tốt hơn trong công việc.

Gợi ý bạn đọc: Bạn hiểu gì về Target? 3 đối tượng khách hàng mục tiêu bạn nên nắm rõ

Ngày nay, chỉ số KPIs được áp dụng nhiều cho các chiến dịch MKT online, đo lường chỉ số hiệu quả trên các kênh triển khai. Dù doanh nghiệp tự hiện hay thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ MKT thực hiện chiến hiện thì cũng cần phải xây ngay ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Khi bạn hiểu được KPI là gì trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế nó sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn trong công việc kinh doanh của mình.

Nguồn: Cafekinhdoanh.net